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L'assemblée générale

La convocation

Le syndic doit, au moins une fois par an, convoquer l'assemblée générale des copropriétaires. Il peut même procéder à cette convocation dès qu'il le juge nécessaire, sans avoir à attendre l'écoulement d'un délai d'un an entre deux AG. Le syndic peut convoquer des assemblées supplémentaires. Le terme d' "extraordinaire" est fréquemment employé, à tort, afin de faire la différence avec l'assemblée annuelle alors qualifiée d' "ordinaire". Mieux vaut cependant éviter ces termes car ils se réfèrent à un principe en vigueur dans les sociétés et associations pour spécialiser les assemblées. Les assemblées ordinaires ne sont pas, dans ce cas, les assemblées annuelles mais celles destinées à prendre des décisions ordinaires, et les assemblées extraordinaires celles destinées à prendre des décisions extraordinaires, telles que les modifications de statuts. Il peut ainsi y avoir plusieurs assemblées ordinaires par an, dont une seule qualifiée d' "annuelle", et chaque type d'assemblée a ses règles de majorité et de quorum. Le syndic peut aussi convoquer des assemblées dites "spéciales". Ce terme désigne des assemblées réunissant une partie seulement des copropriétaires, par exemple pour prendre des décisions ne concernant qu'eux seuls, comme des travaux sur une partie commune spéciale.

Le syndic n'est pas le seul à pouvoir convoquer une assemblée générale. Le conseil syndical, s'il existe, ou un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix (voire moins si le règlement de copropriété le prévoit) peut demander au syndic la convocation d'une AG, en joignant à cette demande l'ordre du jour projeté. Cette demande doit être faite par lettre recommandée avec AR. En cas de refus ou de non réponse du syndic, le président du conseil syndical aura la possibilité de convoquer lui-même l'assemblée générale. Si lui-même ne s'exécute pas, tout copropriétaire pourra demander au tribunal une habilitation pour convoquer lui-même cette assemblée. Il faut savoir que ces dispositions, si elles sont prévues par la loi, sont rarement utilisées en pratique, sauf dans les copropriétés en difficulté, ou dans celles ou existe une situation de blocage total entre les copropriétaires et leur syndic.

De toute façon, le syndic doit, dès lors que la demande lui en est faite dans les conditions légales, convoquer l'assemblée générale, sous peine de voir sa responsabilité engagée.

Aucune décision de la copropriété ne peut être prise en dehors d'une assemblée générale. Ainsi, une consultation écrite, même si elle recueille l'accord de la majorité des copropriétaires, voire même de la totalité, n'aurait aucune valeur.

Selon quelles modalités ?

La convocation à l'AG doit être adressée à tous les copropriétaires, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. Elle peut également vous être remise en mains propres contre signature d'une feuille d'émargement : cette modalité est souvent utilisée dans les immeubles qui sont pourvus d'un concierge ou d'un gardien qui se charge alors de cette formalité.

Sauf pour les assemblées dites "spéciales", tous les copropriétaires, sans aucune restriction, ont le droit de participer à l'assemblée générale et doivent donc y être convoqués. Il en est de même des associés des SCI d'attribution, lorsque l'existence de celle-ci a précédé la naissance de la copropriété et perdure en attendant sa liquidation. Les autres SCI et sociétés propriétaires sont convoqués en la personne d'un quelconque de leurs représentants légaux.

Les époux propriétaires en communauté sont convoqués en la personne de l'un ou de l'autre indifféremment. Par contre, les indivisions doivent désigner un mandataire commun, de même que les usufruitiers et nu-propriétaires. Participer à l'AG n'est jamais une obligation : mais comme il s'agit d'un des moments clés dans la vie de la copropriété, mieux vaut y être présent si l'on veut peser sur les décisions qui seront prises. N'oubliez pas en effet que dès lors que la majorité requise est réunie, la décision sera valable, même si certains copropriétaires ne sont ni présents ni représentés.

La convocation doit être adressée à chacun des copropriétaires, de façon à être reçue (remise contre émargement ou première présentation de la lettre recommandée) au moins 15 jours entiers (on dit "francs") avant la date de la réunion, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Mais s'il y a urgence, le syndic peut et doit convoquer une assemblée avec un délai réduit à quelques jours. Ce sera le cas par exemple en cas de menace de rupture d'une canalisation dans l'immeuble, ou de risque de panne de la chaudière en plein hiver. Un délai plus court est également permis (8 jours) lorsqu'une assemblée est convoquée (dans les trois mois) dans le seul objectif de statuer en deuxième lecture sur des questions qui n'ont pas recueilli au cours d'une précédente assemblée une majorité suffisante.

L'AG doit en principe se dérouler dans la commune où est située l'immeuble, sauf dispositions particulières du règlement de copropriété. Dans les petites copropriétés, il n'est pas rare qu'elle se tienne dans l'appartement d'un des copropriétaires, mais elle peut aussi se tenir dans les bureaux du syndic ou dans une salle réservée à cet effet. Quand au jour de la réunion, même s'il s'agit en principe d'un jour de la semaine, rien n'interdit que l'AG soit fixée un jour férié, voire même un dimanche.

Le contenu de la convocation

Afin que vous soyez parfaitement au courant des questions qui seront débattues à l'occasion de l'AG, la convocation qui vous est adressée doit contenir un certain nombre de précisions obligatoires :

• l'indication du lieu, de la date et de l'heure de la réunion ;
• l'indication de l'ordre du jour de l'assemblée ;
• les modalités de consultation des pièces justificatives des charges de copropriété, lorsque l'AG doit statuer sur les comptes.

En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, la convocation doit être obligatoirement accompagnée d'un certain nombre de documents. Ils doivent, pour la validité juridique des décisions prises, être "notifiés" (c'est à dire adressés de la même manière que la convocation) au plus tard en même temps que l'ordre du jour. Il s'agit par exemple des documents comptables (état financier et comptes de gestion conformes aux règles comptables spécifiques des syndicats des copropriétaire fixés par décret) lorsque l'AG aura à approuver les comptes de l'année écoulée, projet du budget présenté avec le comparatif du dernier budget prévisionnel voté, lorsque l'assemblée est appelée à voter le budget prévisionnel.

Pour certains types de décisions, il doit également être joint un projet de résolution, par exemple lorsque l'assemblée est appelée à autoriser un copropriétaire à effectuer des travaux affectant les parties communes, ou à autoriser, s'il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice.

Tout copropriétaire peut , une fois par an et pendant un jour au moins, consulter chez le syndic les pièces justificatives des charges de copropriété (factures, contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, quantité consommée et prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, etc.). Ce droit de consultation s'exerce dans le délai qui s'écoule entre la convocation de l'assemblée générale appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci. Cette consultation se fait selon des modalités déterminées à l'occasion d'une précédente assemblée générale, ou d'un commun accord entre les copropriétaires intéressés et le syndic. Si vous voulez exercer ce droit que vous reconnait la loi, le plus simple est de prendre contact avec votre syndic, ou avec le président de votre conseil syndical.

L'AG ne peut prendre de décisions que sur les questions qui figurent dans l'ordre du jour. Attention, les questions doivent en outre être précises : cela signifie que l'AG ne peut prendre de décisions valables si leur libellé est trop vague ou imprécis, comme par exemple "questions diverses", ou encore "problèmes à règler sur les parties communes". Une discussion sur un sujet non inscrit ou trop vague est évidemment possible, mais aucune décision ne pourra être prise sur un tel sujet, sous risque d'être annulée.

L'ordre du jour de l'AG est établi par la personne qui procède à la convocation, c'est-à-dire en principe le syndic. La plupart du temps, bien que cela ne soit pas une obligation, celui-ci prend soin d'y associer le Conseil syndical, ou du moins son président. A tout moment, vous pouvez adresser par lettre recommandée au syndic la ou les questions que vous voudriez voir inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée générale. Le syndic doit porter ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la première assemblée qui suit. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l'assemblée suivante.

Votre question doit être formulée de façon précise et accompagnée des documents éventuellement nécessaires pour la validité de la décision, par exemple des devis si vous demandez une autorisation de faire des travaux. Le syndic n'est pas censé suppléer à cette tâche. Cependant, si ces conditions sont remplies, le syndic sera obligé de donner suite à votre demande. Si la question inscrite comporte une décision à prendre, il vous restera alors peut-être le plus difficile : obtenir de l'AG une décision qui corresponde à vos souhaits.

Le déroulement de l'assemblée

Voici les principales règles qui entourent la tenue de l'assemblée générale :

La feuille de présence. Ce document indique les nom et domicile de chacun des copropriétaires qui assiste à l'assemblée, ou ceux de la personne qui représente l'un des copropriétaires. Doit aussi y figurer le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire présent ou représenté. Ce nombre de voix correspond, pour les charges dites générales, aux tantièmes attachés à son lot. Pour les charges spéciales, il est proportionnel à la part des dépenses dont le propriétaire a la charge. Cette feuille de présence doit être signée par tous les participants à l'AG, être certifiée exacte par le président de l'assemblée, puis être annexée au procès-verbal de la réunion. Vous pouvez en demander une copie au syndic, qui est alors tenu de vous la délivrer. Elle peut être faite sous forme électronique. Bon à savoir : Si vous arrivez après le début ou que vous devez partir avant la fin de l'assemblée, prenez bien soin de noter sur la feuille de présence vos heures d'arrivée et de départ. Vous pourrez ainsi, le cas échéant, contester les décisions qui auront été prises en votre absence.

Les pouvoirs. Si vous ne pouvez assister à l'assemblée générale, vous pouvez vous y faire représenter par un mandataire, à qui vous allez déléguer votre droit de vote. On parle alors de délégation de pouvoir. Ce mandataire peut être un copropriétaire de l'immeuble, mais ce n'est pas une obligation. Vous pouvez donc donner pouvoir à une personne extérieure à la copropriété (parent, ami, juriste professionnel, ...), mais jamais au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses employés. S'il acceptait un mandat, l'assemblée pourrait être annulée. Afin d'éviter les abus, un même mandataire ne peut recevoir plus de trois mandats, sauf si le total de ses voix et de celles des personnes qui lui ont confié un pouvoir n'excède pas 5 % des voix de la copropriété. Un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire. La pratique des pouvoirs en blanc, qui consiste à retourner au syndic un pouvoir, sans avoir indiqué dessus le nom du mandataire, n'est pas interdite, à condition que ces pouvoirs ne soient pas distribués par le syndic lui-même à des mandataires choisis par lui. Cela étant, si vous souhaitez faire un pouvoir en blanc, le plus simple est de l'adresser au syndic en lui demandant de le remettre au président du Conseil syndical, ou à un membre de ce conseil, qui se chargera lui-même de l'attribuer à l'un des participants de l'AG. Vous pouvez donner un caractère impératif à ce mandat (voir ci-dessous). La délégation de pouvoirs n'est soumise à aucun formalisme particulier. Elle doit simplement être écrite. Elle n'est valable que pour une assemblée. Pour éviter les pouvoirs mal libellés, les syndics prennent souvent soin de joindre à la convocation à l'AG un modèle type, qu'il suffit de compléter et de confier à la personne qui va vous représenter. Rien ne vous empêche de mentionner sur le pouvoir, que sur telle ou telle question, vous exigez que votre représentant votre pour, contre, ou s'abstienne : c'est ce que l'on appelle un mandat impératif. Si votre mandataire ne respecte pas votre consigne de vote, vous ne pourrez pas pour autant faire annuler la décision prise par l'AG. Vous ne pourrez que mettre en cause sa responsabilité si cette action vous a créé un préjudice. Raison de plus pour choisir un mandataire en qui vous avez toute confiance !

L'ouverture de l'assemblée. Contrairement à ce qui est prévu généralement dans les statuts des sociétés et des associations, il n'y a pas de règle de quorum en copropriété. L'assemblée peut même être ouverte en présence d'un seul copropriétaire. Elle ne peut être ouverte si aucun copropriétaire ne se présente ou s'il y a des décisions à prendre avec des majorités renforcées et que le minimum de voix nécessaire pour les adopter n'est pas réuni.

Chaque assemblée générale doit débuter par la désignation du président de séance, avant même de voter une quelconque autre question. Cette désignation est obligatoire ; elle doit se faire par élection, à la majorité simple. Le président, choisi parmi les membres de l'assemblée, est chargé notamment de contrôler la validité des pouvoirs et de diriger les débats. Il peut être assisté par un ou plusieurs scrutateurs, ce qui est fréquent dans les grandes copropriétés, rare dans les petites. En règle générale, c'est le président du Conseil syndical qui assure la présidence de séance, mais ce n'est pas une obligation et tout copropriétaire qui le désire peut se porter candidat. Le syndic (ou son conjoint ou l'un de ses employés) ne peut en aucun cas présider l'AG. En revanche, il est de droit secrétaire de la séance, à moins que l'AG n'en décide autrement. A ce titre, c'est à lui que revient le soin de rédiger le procès-verbal original de la séance.

Le vote. Toutes les décisions prises en assemblée générale le sont à la suite d'un vote. Chaque copropriétaire a le droit de participer à ce vote, mais son poids dans la décision sera fonction de la quote-part des parties communes qui est attachée à son lot, c'est-à-dire du nombre de tantièmes (ou millièmes) généraux qu'il détient. Ainsi, par exemple, celui qui a 312/10 000e disposera de 312 voix sur 10 000. Les règles de majorité applicables dépendent de l'importance des décisions à prendre. Le vote peut se faire soit par écrit, soit à main levée, mais jamais à bulletin secret puisqu'il faut savoir quels sont les copropriétaires qui ont voté "pour", "contre" ou qui se sont abstenus. Le vote par correspondance est interdit, mais les copropriétaires qui ne peuvent se rendre à l'assemblée peuvent s'y faire représenter. Bon à savoir : Afin d'éviter les abus de majorité, si un copropriétaire détient à lui seul la majorité à l'AG, ses voix sont réduites à la somme de celles des autres copropriétaires. Ainsi, dans une copropriété qui comprend 10 000 tantièmes, si un copropriétaire possède à lui seul 6 000 tantièmes (ce qui en laisse 4000 aux autres), ses voix seront réduites obligatoirement à 4 000 tantièmes. Lorsque cette réduction des voix est appliquée, le total des voix sera donc de 8 000 tantièmes, et non plus de 10 000.

Le procès-verbal. C'est le document capital de l'assemblée générale, puisqu'il doit préciser le texte de chaque délibération, indiquer le résultat de chaque vote, préciser les noms des copropriétaires qui se sont opposés à la décision et de ceux qui se sont abstenus. Si vous n'êtes pas d'accord sur la régularité d'une délibération, et que vous avez voté contre, vous pouvez également exiger que vos réserves soient mentionnées sur le procès-verbal. Cela vous permettra par la suite de contester plus facilement ces décisions. Le procès-verbal original, c'est-à-dire celui qui est rédigé pendant l'AG, doit être signé par le président, le secrétaire (en principe le syndic), et les membres du bureau s'il en a été désigné. Ceci doit être impérativement à la fin de la séance. Le syndic doit tenir un registre sur lequel il reporte, les uns après les autres, les procès-verbaux des assemblées. Ce registre peut être tenu sous forme électronique.

Contester une décision

Dans les deux mois qui suivent la tenue de l'AG, le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal de l'AG :

• aux copropriétaires opposants à une des décisions prises (ceux qui ont voté contre une résolution adoptée ou pour une résolution rejetée?) ;
• aux copropriétaires "défaillants" (ceux qui n'étaient ni présents ni représentés).

Cet envoi doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, et doit reproduire les extraits de l'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui précisent les conditions et délais pour contester les décisions prises. La remise contre émargement n'est pas valable. Dans les faits, le syndic adresse aussi une copie du PV d'assemblée générale à tous les autres copropriétaires par courrier simple, ce qui permet à chacun de garder une trace précise des décisions qui ont été prises. Le délai mentionné est réduit à un mois lorsque l'assemblée générale ne parvient pas, faute de candidature ou faute pour les candidats d'obtenir la majorité requise, à la désignation des membres du conseil syndical. Le procès-verbal, qui en fait explicitement mention, est adressé par lettre recommandée à tous les copropriétaires.

Suite à cet envoi, les copropriétaires "défaillants" ou opposants ont deux mois, à compter de la première présentation de la lettre recommandée, pour demander l'annulation d'une décision ou de la totalité de l'AG. Au-delà, ces décisions deviennent définitives. Attention, si vous n'avez pas été convoqué à l'AG, ou si le procès-verbal ne vous a pas été adressé dans les formes voulues, le délai de deux mois ne vous sera pas opposable. Certaines contestations pouvaient, auparavant, être introduites dans un délai de dix ans, mais la Cour de cassation a entrepris, par une série de jurisprudences, d'unifier le délai de contestation sur le délai de deux mois.

L'action en nullité doit être intentée devant le tribunal de grande instance du lieu de situation de l'immeuble. Elle peut être fondée sur de très nombreux motifs : non-respect des règles de convocation, de majorité, pouvoirs donnés au syndic, cumul de mandats au-delà des limites autorisées par la loi, vote sur une résolution qui ne figurait pas à l'ordre du jour, etc.). Mais comme il s'agit d'une procédure qui peut être longue et coûteuse puisque l'assistance d'un avocat est obligatoire, et que son résultat n'est jamais assuré, il vaut mieux n'utiliser cette voie de recours que lorsque le préjudice est réel.

Les différentes majorités

La majorité simple sert à prendre les décisions courantes. Il s'agit par exemple de la gestion et du fonctionnement de la copropriété (approbation des comptes, autorisation donnée au syndic d'agir en justice, création ou suppression d'un emploi salarié, ...). Cette majorité s'applique dès lors que la loi ne prévoit pas une autre majorité.
Pour que la majorité simple soit acquise, on tient compte des voix exprimées par les copropriétaires présents ou représentés à l'AG (les voix des abstentionnistes ne sont pas comptées). La décision sera donc adoptée si, lors du vote, le nombre de voix "pour" est supérieur au nombre de voix "contre". Les règles de majorité figurent dans des articles de la loi du 10 juillet 1965 qui réglementent le fonctionnement de la copropriété. Chaque majorité a son article : la majorité simple est celle de l'article 24, la majorité absolue, celle de l'article 25, la "double majorité" celle de l'article 26, l'unanimité celle des articles 26 et 35.

La majorité absolue se calcule sur la totalité des voix des copropriétaires, présents, représentés ou absents. Par exemple, dans une copropriété qui comporte 20 000 tantièmes, les décisions relevant de la majorité absolue ne pourront être adoptées en AG que si elles recueillent des voix représentant 10 001 tantièmes. Relèvent notamment de cette majorité : l'élection et la révocation des membres du Conseil syndical, la désignation et la révocation du syndic, la fixation d'un montant des marchés et contrats au dessus duquel la consultation du conseil syndical ou une mise en concurrence seront obligatoires, l'autorisation donnée à certains copropriétaires d'effectuer, à leurs frais, des travaux affectant les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble, l'installation ou l'adaptation d'antennes collectives ; la décision de ne pas ouvrir de compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat, l'installation de compteurs d'eau froide individuels, etc. Lorsque l'assemblée générale n'arrive pas à réunir la majorité absolue, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires), la même assemblée peut décider à la majorité simple, en procédant immédiatement à un second vote. Si le projet n'a pas recueilli au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale peut décider à la majorité simple, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois.

La double majorité est la majorité requise pour adopter les décisions les plus importantes, hormis celles qui présentent un caractère exceptionnel et qui requièrent l'unanimité. Relèvent notamment de cette double majorité : la décision de ne pas instituer de conseil syndical, la suppression du concierge, les actes d'acquisition ou de disposition (vente par exemple) des parties communes, les travaux sur les parties communes visant à améliorer la sécurité des biens et des personnes au moyen de dispositifs de fermeture de l'immeuble etc. Ces décisions peuvent être prises à cette double majorité à condition qu'elles ne mettent pas en cause la "personnalité" ou le "standing" de l'immeuble (la loi dit "la destination de l'immeuble"), ou imposer à un copropriétaire une modification à la destination de ses parties privatives ou aux modalités de leur jouissance, telles qu'elles résultent du règlement de copropriété.
Pour être réunie, il faut que la décision mise au vote recueille le suffrage de la majorité des copropriétaires, représentant au moins les deux tiers des voix.
La double majorité peut parfois être difficile à atteindre, en raison de l'absentéisme des copropriétaires aux AG. Par conséquent, les travaux de transformation, d'addition ou d'amélioration de l'immeuble qui n'ont pas recueilli cette double majorité peuvent être soumis au vote d'une nouvelle AG convoquée par le syndic. Il faut qu'ils aient recueilli, lors de la première AG, le vote de la majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés. La nouvelle assemblée générale, pourra alors, à cette même majorité (majorité des membres du syndicat représentant au moins les 2/3 des voix des copropriétaires présents ou représentés) voter les travaux en cause. Cette disposition peut paraître complexe, mais elle est importante à connaître, car elle permet très souvent de sortir de situation de blocage.

L'unanimité est requise pour les décisions exceptionnelles, telles que la modification des conditions d'utilisation par un copropriétaire de ses parties privatives, la surélévation ou la construction de bâtiments comprenant de nouveaux locaux à usage privatif, la modification de la répartition des charges prévue par le règlement de copropriété, ou plus généralement toute décision mettant en cause la "destination de l'immeuble". L'unanimité signifie que tous les copropriétaires doivent être présents ou représentés à l'AG et voter "pour" la décision. Autant dire que l'unanimité reste aussi exceptionnelle que les décisions qu'elle concerne !

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